IAPMEI - Como obter a Certificação PME

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Como obter a Certificação PME

Registar a empresa

A certificação deve ser antecedida de um registo eletrónico da empresa no serviço de Certificação PME. Para efeitos de registo deve ser preenchido um formulário com os dados de identificação da empresa, e definida uma password de acesso.

Este registo é feito uma única vez. Uma vez registada, a empresa permanecerá sempre como utilizador registado do serviço, ainda que não utilize efetivamente o mesmo por alguns períodos de tempo. Sempre que pretenda aceder à sua área personalizada da Certificação PME a empresa registada poderá fazê-lo de imediato, utilizando para o efeito o seu código de utilizador (obrigatoriamente, o seu número de identificação fiscal) e a sua password. No caso de entretanto se esquecer da password definida no momento do registo, poderá sempre requerer nova password, através da funcionalidade "Esqueci-me da password!".

Indicar representante

Depois de registada, a empresa deve preencher um formulário de identificação do ou da representante da empresa perante o serviço de Certificação PME. Esta ficha de representante deve ser mantida atualizada, com destaque para o campo do e-mail, para assegurar que todas as comunicações eletrónicas do serviço – como é o caso dos alertas a recordar para prazos de certificação – chegam à empresa.

Preencher e submeter formulário de primeira certificação

Uma vez preenchida esta ficha, a empresa passará a ter disponível o formulário de primeira certificação. Para efeitos de certificação propriamente dita deve ser preenchido e submetido este formulário, que conterá a seguinte tipologia de informação:

Identificação da empresa (nome ou designação social; endereço ou sede social; número de identificação fiscal; número de identificação da segurança social; forma jurídica; datas de constituição e início de atividade, ou de fusões ou cisões recentes; capital ou património da empresa; CAE).
Informação que permita classificar a entidade que está a requerer a certificação (identificação de sócios/as e de participações da empresa, com indicação de percentagem de participação, direitos de voto ou eventuais formas de controlo; idêntica informação relativamente a cada sócio/a ou acionista ou a cada empresa na qual a requerente participa, assim como a todos/as os/as que mantenham com estes/as relacionamentos relevantes; informação de caraterização que permita aferir especificidades das entidades com quem a requerente tem relacionamentos para averiguar possibilidade de beneficiar dos tratamentos mais favoráveis previstos na lei).
Informação sobre a atividade (efetivos, volume de negócios e balanço da requerente, assim como de todas as entidades parceiras e associadas diretas e indiretas, relativos ao número de exercícios necessários ao apuramento do estatuto).

Os formulários de certificação são personalizados, pelo que a informação solicitada tem algumas variações consoante as características concretas da empresa que está a requerer a certificação e das entidades com quem se relaciona (por exemplo, forma jurídica, ano de início de atividade, obrigação legal de apresentação de contas, contas consolidadas, entre outras).

Manter a certificação

Para se manter certificada sem interrupções ao longo do tempo, a empresa tem que proceder a operações de manutenção da certificação, preenchendo e submetendo os respetivos formulários de certificação.

Os dados constantes de qualquer formulário de certificação seguem sempre a estrutura atrás indicada relativamente à primeira certificação. Contudo, são sempre de preenchimento tendencialmente mais simples, porque passam a estar preenchidos por defeito com os dados declarados pela empresa em formulários anteriores, tendo apenas que ser atualizados em função de alterações entretanto surgidas (por exemplo, novos relacionamentos) ou de dados de efetivos e financeiros de novos exercícios entretanto decorridos.

Um dos formulários de certificação mais simples respeita à operação de renovação da certificação, em que a empresa, por ter previamente declarado não ter ocorrido qualquer alteração nos seus dados de identificação e de estrutura de relacionamentos, apenas tem que preencher os dados de efetivos e financeiros do último exercício completo; todos os restantes campos do formulário estão preenchidos de forma automática, uma vez que a empresa declara previamente que são iguais aos da operação de certificação anterior.

Para simplificação do procedimento de preenchimento, existem diferentes tipologias de operações de certificação, consoante a fase do ciclo de vida da certificação. A empresa deve identificar e selecionar a operação de certificação específica que tem que efetuar em cada momento, porque cada operação tem um fim específico.